一、项目名称及限价

项目名称：宁波市档案馆2023年馆藏部分档案整理项目。

项目限价：9万元。

二、项目概述

三、采购方式和建设周期

采购方式：自行采购邀请招标。

建设周期：11月底前完成。

四、项目要求

1.供应商须制定安全高效的工作流程。

2.供应商须指定专人按计划分批次对档案原件进行调档，与招标方一起做好档案清点、交接、登记等工作，确保档案出入库安全。

3.供应商须按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）、《归档文件整理规则》（DA/T22 2015）、《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《档号编制规则》（DA/T13 2022）、《档案服务外包工作规范 第1部分总则》（DA/T68.1 2020）、《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2 2020）、《档案服务外包工作规范第4部分 档案整理服务》（DA/T68.4 2020）等标准进行档案整理。

4.供应商须根据招标方确定的规则调档、修整、分条（件）、编页、编目、扫描、装订、挂接等并登记相关记录。

5.供应商须根据招标方确定的著录标准和《档案著录规则》（DA/T 18-2022）标准，采用“一稿双录，人机双校”的方式进行著录，制作全引目录、案卷目录和卷内文件目录，并形成电子目录和数字化成果。

6.供应商须开展整理、著录、图片质量自检并形成自检记录。

7.招标方对供应商自检合格并提交的档案开展整理、著录、图片质量抽检。

8.文书档案以卷为单位档案的整理，按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）标准，案卷封面、脊背项目、备考表和卷内目录应填写齐全、完整、准确。文书档案以件为单位档案的整理，按照《归档文件整理规则》（DA/T22 2015）标准，档号、题名拟写正确。照片档案整理须按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）标准进行，照片说明填写齐全完整。会计档案整理须按照《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）标准进行，工资单应著录相关人员信息。

五、其他要求

1.具备《政府采购法》第二十二条规定的条件，提供在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织的营业执照（或事业单位法人证书，或社会团体法人登记证书）、组织机构代码证、税务登记证（如已办理了多证合一，则仅需提供合证后的营业执照）。

2.本项目不得分包、转包。

3.合同生效后10个工作日内，供应商必须向招标方提供本项目所有员工的信息登记表和身份证复印件（需本人亲笔签名）、户口所在地公安部门办理的《无犯罪记录证明》，进行审核和登记备案。

4.供应商应对本项目所有员工进行档案保密安全教育，员工要严格遵守《档案法》《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。供应商应与招标方签订保密协议，并与员工签订保密协议。

六、详细技术要求

1.调档交接

中标方应指定专人按照与招标方共同制订的计划分批次进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案清点交接工作，并做好移交记录。

2.修整

必须逐页对档案进行检查核实，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理。

2.1.拆除

去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，拆除装订物时要注意保护档案不受损害。

2.2.页面修整

破损严重的档案，先进行技术修复，折皱不平的原件先进行相应处理(压平或烫平等)。对于幅面过大的文件，在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

3.分条（件）

3.1.件的构成

以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

3.2.件内顺序

文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

4.编页

4.1.察看有无缺页、倒页、破损等整理不规范现象，并进行编页码等处理。

4.2.页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

4.3.如有漏页的情况，以最少改动为原则，采用“2.1”形式编写页码。如有跳页，需在备考表注明。

5.扫描。

5.1.扫描方式。

a）根据档案幅面的大小(A3、A4等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。建议采用大幅面数码平台。

b）采用平板扫描方式。

5.2.扫描色彩模式。

扫描模式采用彩色模式进行扫描。

5.3.扫描分辨率。

扫描分辨率要求≥300dpi，照片扫描分辨率要求≥600dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

5.4.扫描登记。

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份档案的实际扫描页数与前处理时填写的实际页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，并提交宁波市档案馆审核同意后进行处理。

6.图像处理

6.1.纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

6.2.去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

6.3.图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证图像的整体性。

6.4.裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

7.编目

7.1.依据档号顺序编制卷内文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

7.2.文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号。

b）文号：文件制发机关的发文字号。没有文号的，不用标识。

c）责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者，如落款与印章不一致的，以落款为准。机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“( 　) ”表示。联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用“、” ，被省略的责任者用“[等]”表示。

d）题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。自拟标题的参照如下：文件类“责任制+关于+事由+的文种”；表格类“关于+事由+的文种”；报表简报介绍信不需要加“关于”二字；会议记录“时间+责任者+主题+会议记录”，有讨论事项的要拟写，格式为“时间+责任者+主题+会议记录（讨论事项）”。文件标题为手写体，且字迹潦草模糊无法辨认考证的，不能用相近的字代替，应统一用“□”表示，一个字用“□” ，两个字用“□□”，三个及以上字用“□□□”表示。题名中不能出现“，”均用“、”表示。

e）人名：组织关系发生变化等情况的必须著录，人名著录在题名字段，以“题名（人名）”形式著录。如任免职、表彰、职称、工资单等情况必须著录人名，人名数量多时按招标方要求进行分条。人名只著录与本全宗相关的。

f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如“1999-09-09”。如没有年份或没有月份用0代替，如“0000-09-09”，若没有任何时间的全部用0代替，如“0000-00-00”。文件著录日期依据的顺序依次为：落款、签发、封发、会签、核稿等。文件日期有明显逻辑错误时，可用00代替，如：“2017-02-30改为2017-02-00” 。

g）页号（件号）：页号采用三位数，不齐补0，如“001”，填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号，如“007-010”。卷内文件页号应从001 开始编制。单份装订的案卷应逐件加盖档号章，档号章的位置在每件文件首页上端空白处。

h）备注：注释文件需说明的情况。

i）附件：填写附件内容。如正文提到附件的，有几个录入几个。正文中数据来自表格，后附表格的，表格作为附件。附件的附件无需著录，简报的附件无需著录。会议材料无附件。

8.数据挂接

8.1.汇总挂接

扫描过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在招标方配合下，投标方通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

8.2.数据关联

以目录数据库为依据，将每页扫描所得的图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库、全文数据库与图像文件的批量挂接。

8.3.认真填写扫描交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每卷档案关联后的页数与扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交招标方审核同意后，进行处理。

9.卷皮封面

采用《文书档案案卷》（GB/T 9705-2008）标准。

10.装订

采用《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）标准中的线装法。

七、项目验收

项目完成后，供应商应对项目进行抽检，抽检率不低于20%。抽检合格率大于95%为验收通过（合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%）。

抽检合格后交由招标方验收，验收合格率95%予以验收通过，并填写验收合格登记表。

八、评标定标方法

评标定标方法：综合评分法

九、报价要求

本项目服务费采用包干制，应包括服务成本、法定税费和企业的利润。由投标供应商根据采购文件所提供的资料自行测算投标报价（报价单格式如下）；一经中标，报价作为中标供应商与采购人签订合同的依据，合同期限内不做调整。

档案整理服务项目报价单

最终结算价格按照实际档案整理数量*单价的总结结算

十、投标须知。

1.采购公告发布时间：2023年5月31日至2023年6月6日。

2.投标书的组成。

2.1.报价函（含报价清单）。

2.2.企业法人营业执照副本 (复印件)。

2.3.如报价人不是本单位法人代表，须提供本人身份证复印件和有法人代表签字的《法人代表授权书》并加盖公章。

2.4.档案整理实施方案。

2.5.以往类似案例样本。

3.投标书的密封和份数。

投标书正本一份、副本四份且装袋密封，并须由投标人盖章，投标人应写全称。否则，造成投标人废标或取消资格，责任由投标人负责。

4.投标文件的递交。

投标截止时间与地点：2023年6月6日17时止（逾期或不符合规定的投标文件恕不接受）。招标文件采用邮寄方式，邮寄地址：宁波市档案馆1107室。

十一、相关文件、规范和标准。

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

《浙江省档案管理办法》

《宁波市档案工作条例》

《浙江省国家档案馆管理办法》

《机关档案管理规定》

业务标准与规范：

《档案著录规则》（DA/T 18-2022）

《文书档案案卷》（GB/T 9705-2008）

《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）

《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）

《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）

《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

《档案服务外包工作规范 第1部分总则》（DA/T68.1-2020）

《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2-2020）

《档案服务外包工作规范第4部分 档案整理服务》（DA/T68.4-2020）

十二、其他

招标评分表见附件。

项目最终解释权归宁波市档案馆所有。

联系人：徐之，联系电话：15258278371。