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“互联网+”背景下城建档案管理的建设路径研究
发布时间:2022-08-15 来源: 访问量: 字体:【 视力保护色:
2015年3月,《政府工作报告》提出“互联网+”行动计划。在此背景下,档案领域提出了“互联网+档案”的新理念。

一、互联网对城建档案管理的积极影响

城建档案作为城市发展的见证,是城市形成、变迁和发展过程中具有留存价值的历史记录。随着城市的不断发展,城建档案传统管理方法已不能满足当前社会需求。进入互联网时代,有关部门要与时俱进,将“互联网+”的新理念和新技术应用到城建档案管理工作中。“互联网+”在城建档案管理中的积极影响体现在以下几个方面。

(一)创新了城建档案管理理念

在城市化进程中工程建设如火如荼,与此同时形成的城建档案的规模和体量也在不断增大。以纸质形式接收、保管和利用的传统档案管理方式已经无法满足时代需求,而在“互联网+档案”理念的影响下,档案管理模式得到了改进,主要体现在档案载体和存储方式两个方面。一是由纸质档案逐渐向电子档案转变;二是从此前的纸质档案由库房存放,逐渐转变为以计算机硬盘、光盘、云存储等方式存储电子档案,并且此类介质对于库房的空间、温度和湿度要求较低,从而减轻了库房压力。

(二)实现了电子档案同步移交

在传统工程建设项目中,施工资料的形成主要依靠资料员个人的记录、整理、归档等,该方式导致城建档案与项目进度较难保持同步,较多资料是在项目竣工后再进行一次性移交验收,纸质档案在送审后需要经办人员手工核对翻阅,耗时长、效率低,严重影响了项目进度。互联网技术的发展为城建档案管理提供了多元化方式,借助“互联网+档案”的移交模式可以实现全过程跟踪指导和实时动态监督,提高了工作效率。

(三)拓展了档案服务模式

传统档案信息资源开发强调馆藏基础原则,这种开发方式未实现馆藏档案信息资源与用户需求的有效衔接。随着城建档案的网络化、数字化发展,用户对档案服务提出了更高要求,整合城建档案资源大数据,在研究和创新过程中提供以问题为导向的场景化智能服务成为当务之急。例如当前公众获取信息主要依靠互联网,特别是年轻人在选择政务服务方式上更倾向于线上服务。城建档案部门顺应时代发展利用网络提供档案的在线查阅利用服务,让更多公众足不出户即可获得所需档案资料。

二、互联网环境下城建档案管理面临的问题

城建档案工作在网络化、数字化发展方面有了很大进步,特别是在工程电子档案数字化方面形成了很多应用案例,档案在数字资源库的建设方面已经初具成效,但是目前互联网环境下的城建档案管理在重要性认识、资源融合、人才培养、服务创新等方面仍然面临一些问题。

(一)对“互联网+档案”的重要性认识不足

虽然互联网技术在多个领域飞速发展并得到广泛应用,但城建档案的接收、查阅利用等工作受传统观念和相关制度的影响,依然是传统工作方式,个别单位存在对互联网新技术的应用重视不足的现象,主要表现有两点。一是创新观念不强。大多数档案管理部门对改善基础设施、创新档案管理方式不够重视,在互联网、大数据、智慧档案馆等新技术应用方面缺乏主动思考,使得城建档案的接收、保存、查阅等工作大多依靠人工完成,距离智能化档案管理存在较大差距。二是资金投入不足。随着工程建设项目的增多,城建档案的规模和体量不断增大,有限的资金主要用于增加库房面积和防护设施方面,在互联网信息化方面的投入较少,造成大多数城建档案仍然以纸质档案为主,基于互联网接收和云存储的电子档案移交方式存在滞后性。

(二)基于互联网的信息资源融合力度不够

城建档案馆作为专业的档案保管机构,档案管理资源相对单一,在“互联网+”时代应借助网络实现跨界融合、资源共享,将城建档案馆与相关机构进行互联互通,加强档案管理的协同合作。例如,近年来有专家提出把城建档案馆纳入联合审批的综合审批管理平台中,实现并联审批,把工程项目的所有审批电子档案直接通过综合审批管理平台推送给城建档案馆,实现无纸化审批和电子档案单套保存,为社会提供快速高效、省时省力的服务平台。

(三)缺乏复合型人才

以互联网为平台的档案管理模式不同于传统的档案管理模式,需要城建档案工作人员具备较高的综合素质,以能够熟练地将基于互联网的档案管理系统、云存储、智慧档案等新型技术运用到城建档案管理工作中。然而当前城建档案工作从业人员综合素质参差不齐是制约城建档案工作创新发展的主要原因之一。一方面是由于工程建设领域对档案管理的重要性认识不够,造成城建档案人才流失严重、结构失衡。另一方面,工程档案工作需要掌握档案、工程和计算机技术等多学科知识的复合型人才,而有关单位对这类人才的培养力度较小。

三、互联网环境下城建档案管理的创新举措

互联网技术的快速发展使城建档案管理工作面临前所未有的考验,是困难更是机遇,有关单位和部门要转变观念做好城建档案管理工作的创新,开辟城建档案工作发展新路径。

(一)树立互联网思维,创新城建档案管理

在“互联网+”背景下,城建档案部门要与时俱进,运用互联网思维加强城建档案管理工作中的服务意识,推进城建档案工作网络化、数字化、智能化发展。例如,广东省中山市自然资源档案馆依托网络技术改变传统的接收模式,组织开发了建设工程文件跟踪管理服务平台。该平台通过互联网线上审核接收工程档案,平台框架以档案接收流程为模型,主要包括档案的上传、整理、审核、组卷等功能模块,实现了由传统的竣工后移交档案到项目开工即可进行档案移交的转变。中山市自然资源档案馆以及建设单位、施工单位、监理单位等有关单位和部门都可实时上传资料,中山市自然资源档案馆可以实时进行在线指导,实现了全周期、全过程跟踪指导服务。

(二)重视人才队伍建设,培养复合型人才

互联网技术在档案领域的创新和发展主要依靠高素质的人才队伍。在互联网背景下,有关单位和部门要重视城建档案人才队伍建设,努力培养具备计算机技术、数字技术、档案知识等多学科知识的复合型人才。一方面要加大对复合型人才的培养力度。抓好专业技术人员年度继续教育培训,保持对档案行业新技术、新知识、新理念的学习和实践应用;邀请业内专家给城建档案工作从业人员进行技术培训和专业指导,开设网络技术实践操作课程,提升城建档案工作从业人员的技术水平和能力。另一方面要加强人才交流。通过与高等院校、专业研究机构进行人才、技术的交流,拓宽城建档案工作从业人员的视野,提升综合素质,为“互联网+档案”的发展奠定基础。

(三)运用“互联网+”思维,创新政务服务模式

互联网正在深刻地改变着公共治理模式和服务方式。城建档案管理部门应当强化互联网思维,创新政务服务模式,主要做法有以下几个方面。一是推出一窗受理、一次告知业务。例如,广东省中山市搭建了工程项目联合审批平台,该平台推出了“一窗受理、一网通办、一次告知”的办理模式,利用者由原来的一个项目需要跑十几个地方进行盖章审批发展为现在的“一次跑腿、送一次件”就能完成审批。城建档案馆作为资料验收的最后环节做到提前介入、靠前服务,把档案审核业务由传统的线下纸质审核转变为基于互联网平台的审核、反馈、组卷、入库、云存储等线上业务办理,做到了及时、高效地完成归档入库。二是推出限时办结业务。中山市自然资源档案馆为提高办事效率实行档案业务办理时限压缩工作制,全面梳理城建档案的接收、审核、反馈整改、组卷、移交入库等环节,压缩办理时间,规定从资料齐全申报到办结须在7个工作日内完成,大大提高了业务办理效率。

城建档案工作是一项基础工作,作为新时代的城建档案人要深化创新研究,把城建档案的接收、保管和利用同信息化相结合,提高服务质量,不断提升城建档案工作的科学化和规范化水平。

(原载于《中国档案报》2022年8月11日 总第3868期 第三版 作者:王长伟)

“互联网+”背景下城建档案管理的建设路径研究
发布时间:2022-08-15 来源:
2015年3月,《政府工作报告》提出“互联网+”行动计划。在此背景下,档案领域提出了“互联网+档案”的新理念。

一、互联网对城建档案管理的积极影响

城建档案作为城市发展的见证,是城市形成、变迁和发展过程中具有留存价值的历史记录。随着城市的不断发展,城建档案传统管理方法已不能满足当前社会需求。进入互联网时代,有关部门要与时俱进,将“互联网+”的新理念和新技术应用到城建档案管理工作中。“互联网+”在城建档案管理中的积极影响体现在以下几个方面。

(一)创新了城建档案管理理念

在城市化进程中工程建设如火如荼,与此同时形成的城建档案的规模和体量也在不断增大。以纸质形式接收、保管和利用的传统档案管理方式已经无法满足时代需求,而在“互联网+档案”理念的影响下,档案管理模式得到了改进,主要体现在档案载体和存储方式两个方面。一是由纸质档案逐渐向电子档案转变;二是从此前的纸质档案由库房存放,逐渐转变为以计算机硬盘、光盘、云存储等方式存储电子档案,并且此类介质对于库房的空间、温度和湿度要求较低,从而减轻了库房压力。

(二)实现了电子档案同步移交

在传统工程建设项目中,施工资料的形成主要依靠资料员个人的记录、整理、归档等,该方式导致城建档案与项目进度较难保持同步,较多资料是在项目竣工后再进行一次性移交验收,纸质档案在送审后需要经办人员手工核对翻阅,耗时长、效率低,严重影响了项目进度。互联网技术的发展为城建档案管理提供了多元化方式,借助“互联网+档案”的移交模式可以实现全过程跟踪指导和实时动态监督,提高了工作效率。

(三)拓展了档案服务模式

传统档案信息资源开发强调馆藏基础原则,这种开发方式未实现馆藏档案信息资源与用户需求的有效衔接。随着城建档案的网络化、数字化发展,用户对档案服务提出了更高要求,整合城建档案资源大数据,在研究和创新过程中提供以问题为导向的场景化智能服务成为当务之急。例如当前公众获取信息主要依靠互联网,特别是年轻人在选择政务服务方式上更倾向于线上服务。城建档案部门顺应时代发展利用网络提供档案的在线查阅利用服务,让更多公众足不出户即可获得所需档案资料。

二、互联网环境下城建档案管理面临的问题

城建档案工作在网络化、数字化发展方面有了很大进步,特别是在工程电子档案数字化方面形成了很多应用案例,档案在数字资源库的建设方面已经初具成效,但是目前互联网环境下的城建档案管理在重要性认识、资源融合、人才培养、服务创新等方面仍然面临一些问题。

(一)对“互联网+档案”的重要性认识不足

虽然互联网技术在多个领域飞速发展并得到广泛应用,但城建档案的接收、查阅利用等工作受传统观念和相关制度的影响,依然是传统工作方式,个别单位存在对互联网新技术的应用重视不足的现象,主要表现有两点。一是创新观念不强。大多数档案管理部门对改善基础设施、创新档案管理方式不够重视,在互联网、大数据、智慧档案馆等新技术应用方面缺乏主动思考,使得城建档案的接收、保存、查阅等工作大多依靠人工完成,距离智能化档案管理存在较大差距。二是资金投入不足。随着工程建设项目的增多,城建档案的规模和体量不断增大,有限的资金主要用于增加库房面积和防护设施方面,在互联网信息化方面的投入较少,造成大多数城建档案仍然以纸质档案为主,基于互联网接收和云存储的电子档案移交方式存在滞后性。

(二)基于互联网的信息资源融合力度不够

城建档案馆作为专业的档案保管机构,档案管理资源相对单一,在“互联网+”时代应借助网络实现跨界融合、资源共享,将城建档案馆与相关机构进行互联互通,加强档案管理的协同合作。例如,近年来有专家提出把城建档案馆纳入联合审批的综合审批管理平台中,实现并联审批,把工程项目的所有审批电子档案直接通过综合审批管理平台推送给城建档案馆,实现无纸化审批和电子档案单套保存,为社会提供快速高效、省时省力的服务平台。

(三)缺乏复合型人才

以互联网为平台的档案管理模式不同于传统的档案管理模式,需要城建档案工作人员具备较高的综合素质,以能够熟练地将基于互联网的档案管理系统、云存储、智慧档案等新型技术运用到城建档案管理工作中。然而当前城建档案工作从业人员综合素质参差不齐是制约城建档案工作创新发展的主要原因之一。一方面是由于工程建设领域对档案管理的重要性认识不够,造成城建档案人才流失严重、结构失衡。另一方面,工程档案工作需要掌握档案、工程和计算机技术等多学科知识的复合型人才,而有关单位对这类人才的培养力度较小。

三、互联网环境下城建档案管理的创新举措

互联网技术的快速发展使城建档案管理工作面临前所未有的考验,是困难更是机遇,有关单位和部门要转变观念做好城建档案管理工作的创新,开辟城建档案工作发展新路径。

(一)树立互联网思维,创新城建档案管理

在“互联网+”背景下,城建档案部门要与时俱进,运用互联网思维加强城建档案管理工作中的服务意识,推进城建档案工作网络化、数字化、智能化发展。例如,广东省中山市自然资源档案馆依托网络技术改变传统的接收模式,组织开发了建设工程文件跟踪管理服务平台。该平台通过互联网线上审核接收工程档案,平台框架以档案接收流程为模型,主要包括档案的上传、整理、审核、组卷等功能模块,实现了由传统的竣工后移交档案到项目开工即可进行档案移交的转变。中山市自然资源档案馆以及建设单位、施工单位、监理单位等有关单位和部门都可实时上传资料,中山市自然资源档案馆可以实时进行在线指导,实现了全周期、全过程跟踪指导服务。

(二)重视人才队伍建设,培养复合型人才

互联网技术在档案领域的创新和发展主要依靠高素质的人才队伍。在互联网背景下,有关单位和部门要重视城建档案人才队伍建设,努力培养具备计算机技术、数字技术、档案知识等多学科知识的复合型人才。一方面要加大对复合型人才的培养力度。抓好专业技术人员年度继续教育培训,保持对档案行业新技术、新知识、新理念的学习和实践应用;邀请业内专家给城建档案工作从业人员进行技术培训和专业指导,开设网络技术实践操作课程,提升城建档案工作从业人员的技术水平和能力。另一方面要加强人才交流。通过与高等院校、专业研究机构进行人才、技术的交流,拓宽城建档案工作从业人员的视野,提升综合素质,为“互联网+档案”的发展奠定基础。

(三)运用“互联网+”思维,创新政务服务模式

互联网正在深刻地改变着公共治理模式和服务方式。城建档案管理部门应当强化互联网思维,创新政务服务模式,主要做法有以下几个方面。一是推出一窗受理、一次告知业务。例如,广东省中山市搭建了工程项目联合审批平台,该平台推出了“一窗受理、一网通办、一次告知”的办理模式,利用者由原来的一个项目需要跑十几个地方进行盖章审批发展为现在的“一次跑腿、送一次件”就能完成审批。城建档案馆作为资料验收的最后环节做到提前介入、靠前服务,把档案审核业务由传统的线下纸质审核转变为基于互联网平台的审核、反馈、组卷、入库、云存储等线上业务办理,做到了及时、高效地完成归档入库。二是推出限时办结业务。中山市自然资源档案馆为提高办事效率实行档案业务办理时限压缩工作制,全面梳理城建档案的接收、审核、反馈整改、组卷、移交入库等环节,压缩办理时间,规定从资料齐全申报到办结须在7个工作日内完成,大大提高了业务办理效率。

城建档案工作是一项基础工作,作为新时代的城建档案人要深化创新研究,把城建档案的接收、保管和利用同信息化相结合,提高服务质量,不断提升城建档案工作的科学化和规范化水平。

(原载于《中国档案报》2022年8月11日 总第3868期 第三版 作者:王长伟)

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