《中华人民共和国档案法实施条例》背景下利用服务工作的审视
2023年12月29日，国务院常务会议审议通过了《中华人民共和国档案法实施条例》，这是继2020年6月全国人大常委会通过新修订的《中华人民共和国档案法》后，我国档案法治建设的又一里程碑事件。《实施条例》的颁布为我国各地档案部门全面实施新修订档案法提供了有力保障，也为档案事业高质量发展奠定了坚实的法治基础。
档案利用服务是档案工作诸环节中最具多样性且与公众关系最密切的工作，一直以来深受各级档案机构的重视。《实施条例》专门对档案法第四章“档案的利用和公布”进行了详细阐释，指明了新时期档案利用服务工作的核心任务与行动方向。
一、建立开放审核协同机制，明确档案开放审核标准
《实施条例》第三十条指出：“国家档案馆应当建立馆藏档案开放审核协同机制，会同档案形成单位或者移交单位进行档案开放审核。”档案开放利用的基础在于拥有丰富的来自社会实践活动的档案资源，而丰富的档案资源又必须以档案开放为原则。《国家档案馆档案开放办法》指出：“国家档案馆的档案应当依照有关法律、行政法规以及本办法的规定，进行开放审核，分期分批向社会开放。”
档案开放审核工作已成为档案开放的基础性工作，更是推进开放利用的重要抓手。《实施条例》的出台也再次敦促国家有关部门应制定开放审核标准与实施细则，以此明确开放审核主体责任，规范基层档案机构的开放审核工作。开放审核标准的制定首先要全面分析不同类型档案内容开放的可行性，本着以面向公众提供全方位服务的理念确定工作原则。其次，对接目前国家政策中关于各类信息公开的条款，如《政府信息公开条例》中的政府信息公开范围，特别要针对重点行业和重大战略的实施放宽开放标准。再次，细化流程，确定工作机制，以此明确开放审核的各项职责。最后，《实施条例》中提到的建立档案开放审核协同机制势在必行。一方面，组建工作小组，邀请综合档案馆、立档单位、业务部门、社会公众参与到开放审核工作中，将其纳入社会需求与国家安全考量范围内。既要保证档案资源能够面向社会公众广域共享，又要兼顾国家信息安全。既要充分参考档案形成机构的开放审核评价依据，又不能忽视公众对档案的利用需求。另一方面，综合档案馆要充分了解档案形成单位或移交单位档案的形成规律与内容敏感性，适当适时主导开放审核工作的开展。
二、优化档案利用服务形式，拓展档案服务平台功能
《实施条例》第三十三条指出：“国家档案馆应当明确档案利用的条件、范围、程序等，在档案利用接待场所和官方网站公布相关信息，创新档案利用服务形式，推进档案查询利用服务线上线下融合。”数字化转型背景下，手工服务式的传统利用方式正悄然发生改变，线上线下相结合的方式正成为未来一个时期档案机构开展利用服务的主流形式。一方面要保证现有线下服务方式的规范与便捷，另一方面要加快建设与更新线上利用服务平台，尤其以档案机构门户网站为主的线上平台在网站功能设计、服务内容与服务方式方面要有所创新，实现线上线下利用服务相辅相成，公众利用方式多样化、便捷化。2022年7月，国家档案局牵头建设的全国档案查询利用服务平台正式上线。该平台将分散在各级各类档案机构中的档案以数据库的方式汇聚在线上，解决了因档案信息资源分散而造成的查询困难，但该平台在满足利用者多样化的查档需求方面仍需要进一步完善。
与此同时，在“一网通办”的政府服务实践推动下，线上利用服务平台要与政府公共服务平台挂接，其形式不应是档案馆网站或数据库的链接，而是要将利用服务平台整体挂接到政府公共服务平台之中，成为其服务项目的一部分，真正实现档案服务与政府公共服务的无缝对接。在推进线上利用服务平台建设的同时，国家各级档案主管部门需完善针对数字档案权威性、真实性与安全性的制度与标准建设，以保证公众获取数字档案的可信与可用，同时也确保线上利用服务平台与其存储的数字档案的安全。
此外，档案查询利用服务平台提供的服务内容应当是多方面的，除为公众提供复制件下载服务外，更要在档案社会文化服务方面有所作为。习近平总书记指出，中国式现代化赋予中华文明以现代力量，中华文明赋予中国式现代化以深厚底蕴。这就要求应推动中华优秀传统文化创造性转化、创新性发展。档案机构作为记录历史文化演进载体的保管者要肩负起这项职责，积极参与各类社会文化服务项目与活动，与图书馆、博物馆、文化馆、艺术馆等文化机构合作提供服务，发挥档案在展示地方文化历史记忆方面的优势，取各类文化机构服务之长、补档案机构文化服务之短。
三、创新档案宣传方式，推动档案资源社会共享
《实施条例》第三十七条指出：“国家档案馆应当根据工作需要和社会需求，开展馆藏档案的开发利用和公布，促进档案文献出版物，档案文创创意产品等的提供和传播。”馆藏资源开发是档案利用服务方式之一，也是档案机构主动向社会公众传播档案文化的工作之一。一直以来，档案机构在资源开发利用方面主要以举办展览、出版文献等方式为主，随着社交媒体在信息传播领域的快速发展，越来越多的档案机构借助社交媒体开展频次更高、传播更广、内容更新的资源开发利用工作。同时，文化创意产业的兴起也为档案资源开发利用提供了创新之路。推动档案资源社会共享依靠举办几次展览、出版几本编研成果是远远不够的。在社会公众需求不断变化的情境下，需迎合公众获取信息的行为取向与文化诉求，创新宣传方式，有效推动档案资源社会共享，具体可从3个方面展开。
其一，支持基于馆藏档案资源的多样化传播形式，充分利用微信、微博、短视频平台的优势，在内容上下功夫。一方面要适应社交媒体的碎片化传播形式，将传统冗杂的编研内容重新编辑为片段形式。另一方面要意识到传统档案资源开发成果偏重于内容的整合与集中呈现，档案资源从“数字态”向“数据态”转化之后，数据关联与数据挖掘为资源间的联系增添了新的线索，使得内容分析成为信息资源开发的核心任务，这就要求档案信息的呈现不应囿于其原本的内容，需进一步挖掘不同内容间的关系，扩充其知识含量。
其二，善于借助档案内容的故事性，提升公众的阅读体验。档案叙事能够为公众提供更为完整、生动的历史记忆链，也能够提高公众对档案的关注度。要以公众的阅读兴趣为出发点，深挖档案资源中的故事元素，由内容的多样展示向完整故事的描述转型，推动内容与社会主义核心价值观相契合，以多样化的叙事结构，借助档案传递一系列中心思想的核心要义，使之成为唤醒公众家国情感认同的重要素材。
其三，推出文创产品与文创服务打造文化品牌，提升文化品位。档案文创产品相较于社会其他文化机构的文创产品，在产品类型、样式、受众方面存在一些差距，但档案机构可从文创服务角度开辟更具潜力的空间。一方面推动馆内常设类展览更有深度，实现“旧瓶装新酒”，以故事叙述和情景体验延续馆内常设文化服务的新鲜度。另一方面，借鉴其他社会文化机构的主题设计，特别是将博物馆与图书馆在利用各自馆藏开展文化服务的创意移植到档案馆中，从已有模式基础上探索形成档案馆独有的文化服务内容。
《实施条例》让档案部门对利用服务的使命与责任有了更加清晰的认识。只有打好档案开放审核的基础，国家各级档案行政机构尽快完善出台开放审核规则与标准，让开放审核工作规范运行，档案利用服务才会更具活力。此外，借助数字化转型的东风，重塑档案利用服务理念与工具体系，让数字档案不仅能够改变档案资源的呈现与传播方式，更能借助数字化技术工具推动档案资源社会共享。
（原载于《中国档案报》2024年5月27日 总第4141期 第一版 作者：黑龙江大学信息管理学院 任 越）
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