宁波市档案局 毛凌翔

2013年7月12日的一天上午，宁波市档案馆接待窗口接到了来自上海浦东档案馆接待部汪俊副部长转达查档者邱女士的感谢电话，“太好了，太方便了，真没想到试试看的想法，结果还真办成了，感谢宁波市档案馆提供的这种以人为本、真正从老百姓需求出发的服务！”

邱女士于2008年7月1日和丈夫沈先生在宁波北仑区登记结婚，现居住在上海市浦东新区，因要办理相关房贴事项，需要登记结婚原始档案证明材料，2013年7月9日，宁波市档案馆接收到上海市浦东新区档案馆用传真发来的《上海市浦东新区档案馆与浙江省宁波市档案馆民生档案跨馆利用申请表》，要求帮助申请人邱女士查找她的结婚档案，收到申请以后，立即向北仑区档案馆提出跨馆查阅申请，北仑区档案馆查到了邱女士的结婚档案以后通过相关档案利用工作流程，为上海浦东邱女士提供了利用服务。邱女士在3个工作日后拿到了所需的档案材料，省去了长途奔波的劳顿、也省下了车旅费、更节省了宝贵的时间和精力，这是宁波市档案馆创新档案接待利用、探索民生档案“异地查档、跨馆服务”试点工作的第一个案例，也是个普通案例。

民生档案“异地查档，跨馆服务”是宁波市档案馆档案接待利用服务创新的一项重要举措，2013年7月1日，宁波市档案馆与所辖十一个县市区档案馆开通工作平台，积极开展民生档案跨馆利用服务试点工作，同年8月，响应省局号召，与省内各综合档案馆建立了“异地查档，跨馆服务”合作机制，以后又与上海浦东档案馆，贵州黔西南州档案馆等省外档案馆建立合作，这项工作开展一年来，宁波市档案馆及县市区各馆共发生异地查档案例117 例，利用卷数 94 卷，查档成功数103次。“异地查档、跨馆服务”为方便百姓办事，为经济社会发展和民生需求提供了更好的服务，得到了百姓的好评，更重要的是获得了良好的社会影响。

1、“异地查档、跨馆服务”及其工作流程

“异地查档、跨馆服务”，是宁波市和县（市）区档案馆在依法履行职责的基础上，利用各自馆藏资源，依托现有网络信息技术，利用统一工作平台，实现跨行政区域界限的民生档案查阅利用，以满足社会组织和群众异地查档需求的一项创新工作。

同时，根据省档案局要求构建我市与外地市级档案馆的合作机制，采取市县（区）档案馆分别受理、市档案馆统一处理的方式，承办外地档案委托查询，为社会组织和群众查询外地档案提供帮助。

2、宁波市档案馆开展“异地查档、跨馆服务”的工作目标

开展“异地查档、跨馆服务”工作是宁波市档案馆进一步转变服务方式，完善方便人民群众的档案利用体系，服务民计民生的新举措，也是适应网络时代发展要求，站在档案工作新的发展起点上推出的服务社会的新模式，是拓展和延伸民生服务的重要体现，符合人民群众需求，符合党和国家工作要求。宁波市各级国家档案馆的目标是在2014年末先期实现全市市县（区）两级国家档案馆对婚姻档案、知青档案的“异地查档、跨馆服务”工作，完成建立与省内地市级国家档案馆的合作机制；至“十二五”末实现宁波市全市市县（区）两级国家档案馆对婚姻、知青、土地承包、山林承包等四类民生档案的“异地查档、跨馆服务”工作，实现和宁波市联系密切的省外档案馆的查档合作，实现与涉及民生部门档案馆合作查档；努力实现跨馆服务进社区，进乡镇，让人民群众能够获得快捷、方便的档案利用服务。

3、做法及成效

3.1周密部署，落实责任

开展“异地查档、跨馆服务”，涉及面广、要求高、时效强，是档案馆服务民计民生的重要体现，宁波市档案局领导高度重视，建立起一把手负总责、分管领导具体抓的领导责任制，一把手直接参与沟通协调，组织召开全市各县市区档案馆参加的专题工作会议，确定工作目标，部署相关工作，并投入近百万巨资在各县市区统一配备电脑、彩色打印机，保密接口，统一编制工作手册，开发专门软件，建立工作平台，确保活动的迅速启动和高效运转。

3.2加大宣传，扩大影响

加强和新闻媒体的合作，在国际档案日召开媒体通气会，介绍“异地查档，跨馆服务”等相关内容，搞好宣传发动，充分利用报刊、电台、电视台等新闻渠道，加大社会宣传，营造舆论氛围，让老百姓家喻户晓，切实提高该项工作的社会影响力。

3.3加强教育，提高素质

服务转型跨越发展，服务民生，开展便民服务是档案工作的价值取向，服务工作永无止境。宁波市档案馆在开展“异地查档、跨馆服务”工作中自觉接受监督，积极改进工作，重视档案利用信息反馈，采用多种形式收集反馈信息，认真听取社会意见，接受社会各界监督，按照信息反馈，调整服务方向，改进服务工作，使档案馆档案利用工作更加充满生机与活力，为全市建设文明和谐城市做出贡献。

4、在工作中需要注意的几个问题

4.1需要牢固树立“一盘棋”思想，协调配合，各方联动

“异地查档、跨馆服务工作”涉及各个档案馆甚至各部门，档案馆之间有些并不相隶属，工作头绪多，需要各档案馆甚至各部门间协调联动、齐抓共管、共同参与、凝聚合力，要切实加强领导，主要领导需亲临一线，亲力亲为，统筹运作具体事宜；各档案馆要牢固树立“一盘棋”思想，紧紧围绕工作重点，按照各自的职责和分工做文章，真正做到“各司其职、合力推进”。

4.2需要重视档案资源建设，特别是民生档案资源建设及整合

“异地查档、跨馆服务”工作需要更多更丰富的档案资源，档案馆要实现馆藏来源的多样化，特别是加大民生档案的接收力度，改变馆藏档案“文书档案多，经科档案少，部门档案多，专门档案少的局面”，多年来，宁波市档案馆陆续接收了公证档案，涉外婚姻档案，学籍档案，工程档案，信访档案，审计档案，纪检案件档案，对民生档案实现提前介入、前端控制，给实现这项工作提供了资源基础，但由于各馆间资源的不平衡，目前我市各档案馆只有婚姻档案和知青实现跨馆，也大大制约了百姓的利用需求。

4.3需要不断的推进数字档案馆建设，加强远程共享平台建设

“异地查档、跨馆服务”工作的技术支撑是档案数字化，宁波市数字档案馆早在2002年就开始酝酿，2004年着手数字化档案馆建设项目，数字档案馆建设项目规划被列入《宁波市信息化规划》和《宁波市电子政务建设规划》，2010年新一轮档案进馆，又开始了全面开展原生电子文件的归档、接收工作，并通过主动拍摄、收集或自动采集等方式，不断丰富声像电子档案数据库。在保障安全的基础上，宁波市档案馆建设了“异地查档、跨馆服务”工作平台，各档案馆依托宁波市异地查档平台，逐步开展各门类非涉密数字档案资源，特别是涉民生档案的分层共享，为人民群众提供便捷的就近查档、远程利用服务，但由于档案馆之间的数字化工作发展并不平衡，有些档案馆已实现了100%馆藏档案数字化，但还有些档案馆才刚刚开始，这无疑也制约了这项工作的开展。

“异地查档、跨馆服务”体现了以人为本、民生为先、服务至上理念，对于发挥国家综合档案馆的社会服务功能，把国家档案馆真正建成公共档案馆，扩大档案馆的社会影响，具有重要的现实意义，但这项工作也是一项全新的工作，服务要有新拓展，基础要有新提高，平台要有新突破，这些都需要在今后的工作当中边摸索边提高，从而为宁波经济建设社会发展提供优质高效的档案公共服务。