2009年，全市共有综合档案馆12个，专门档案馆1个。馆舍总面积42090平方米，馆藏档案总量126.56万卷、57449件，资料15.61万册，录音、录像、影片档案1725盘，照片17.67万张；电子档案磁带56盘、磁盘43张、光盘1342张；已开放档案30.21万卷、189件，目录179.75万条。全市共接待档案利用者30382人次，利用档案74434卷(件)次；接待资料利用者1050人次，计7512册次；利用现行文件29263人次，计29768件次；复制档案资料12.23万页；举办档案展览21个，其中基本陈列11个，接待参观档案展览11.01万人次。编研档案资料27种，计166万字，其中公开出版9种、102万字；接收档案45795卷、13571件，特种载体档案176盘（张），照片6832张，征集及接受捐赠、寄存档案资料246卷、10926件。组织举办档案岗位培训班10期，培训859人次；举办继续教育培训班44期，培训2627人次；分别有77人和139人通过档案专业初、中级职务任职考试，12人获得档案高级技术职称。
在庆祝中华人民共和国成立和宁波解放60周年活动中，宁波市档案馆、鄞州区档案馆先后主办或承办以纪念宁波解放为主题的档案史料、图片实物展；市馆、镇海、奉化分别出版宁波、镇海及奉化解放60周年大事；宁波市档案馆还先后与宁波日报、东南商报及东方热线合作，开辟《宁波典藏》专栏33期、《宁波历史上的今天》，及票选“60年宁波十大动人瞬间”老照片；先后举办全市档案系统庆祝中华人民共和国成立60周年文艺汇演、书法摄影比赛以及“档案与共和国”为主题的征文活动等，隆重庆祝中华人民共和国成立和宁波解放60周年。
依法加强对重点工程档案工作的监管和服务，特别是强化对宁波市轨道交通建设项目档案工作的指导。重点工程档案专项验收依法纳入行政许可，市重点工程档案专项验收合格率达100%。制定《创新档案服务机制促进企业发展的意见》，出台“企业查档直通车”、减免企业档案利用收费等14项档案工作服务企业的具体措施。2009年全市共有110家机关企事业单位通过省级认定、认证，101家单位通过市级认定、认证，13家民营企业创建为省民营企业“档案管理示范企业”。鄞州区、慈溪市获全省首批“社会主义新农村建设档案工作示范县”；鄞州区下应街道、余姚市泗门镇获全省首批“社会主义新农村建设档案工作示范乡镇（街道）”。全市共有204个行政村被命名“浙江省行政村示范、规范化档案室”，累计达667家，55个社区被命名为“浙江省社区示范、规范化档案”，累计达86家。2009年，对全市20家单位进行了档案安全调研，制定了档案安全的应急预案并开展演练，增配完善了档案安全设备。同时各地还结合档案工作执法检查、年检、目标管理、调研等活动，强化对全社会档案安全工作的督查，通过制定应急预案、健全安全工作制度、加强库房硬件建设、完善档案安全监管设备、开展档案清点等措施加强全馆的安全工作。慈溪对民生档案、象山对土地流转档案工作进行了执法检查。
以国家综合档案馆为主体，民生档案资源整合初见成效。通过接收、寄存等形式，一批婚姻、知青、山林、房产、土地、移民、公证、破产企业等档案向档案馆集聚，推进了民生档案数据库建设。全市各级档案馆建立各类民生档案专题数据库100多个，条目380多万条。鄞州区在省内首创农情档案专题数据库。慈溪市为93.4万名居民建立家庭健康档案。奉化市档案局(馆)调整场馆、合理布局，全新打造爱国主义教育基地、档案陈列室和名人名事展厅，爱国主义教育基地设有奉化革命烈士纪念馆和巴人陈列馆。
市档案馆先后完成1978-1980年形成档案的开放鉴定、江东库房7万余卷转制企业档案的搬迁存放工作。重新修订进馆单位范围，拟定进馆单位201家，其中机关86家，事业86家，企业 29 家。海曙区、镇海、北仑、鄞州、余姚、奉化、象山等档案馆也及时调整进馆单位、进馆范围和进馆时间，确保民生档案、反映当地特色的档案能尽早、完整的收集进馆。2009年，宁波市档案馆共征集到档案资料1000余件、连战来甬访问讲话稿及录音及摄影家余德富所拍照片近800张、俞福海收藏书画800余幅等。江东、江北、北仑分别征集到越剧名家毕春芳个人档案、第一届中华慈孝节名人字画24幅及著名连环画家贺友直先生作品40件、总计300多件档案资料。余姚征集到50幅全国名家书画及原北大校长蒋梦麟先生和中科院院士陈宜张等珍贵档案；奉化征集本地家谱、族谱10卷，书籍报刊300册，以及反映奉化地域特色的光盘10张，并及时收集先进人物毛文国、李益波同志的相关档案资料。宁海征集老照片130张，清代档案10余份。
鄞州区策划的《家国书》获全国“五一个工程”奖，实现我市档案历史的新突破；列入“全国档案编研重点项目”和“省百项档案编研精品工程”的余姚历史文化名人读本——《认识王阳明》公开出版；列入全国重点档案出版物、“省百项档案编研精品工程”项目《认识黄宗羲》出版。列入“省百项档案编研精品工程”的《江东百年》出版。《宁波解放60年大事记》、《余姚馆藏精品书法作品展》、《全国名家书法作品集》、《蒋梦麟年谱》、《回龙腾飞》、《江中丽影》、《余姚·宜居之城》、《余姚老话》、《跨越二〇》、《奉化企业家》（续）、《奉化三十年纪事》、《历史的回音——新中国成立60周年奉化大事追踪》、《时代风范》等一批编研成果出版问世。
宁波市数字档案馆一期项目基本建成，OA办公系统和业务系统基本建立。全市确定3家单位开展虚拟档案室试点工作，完成2万页报纸、52.9万页档案的数字化工作，实现馆藏声像档案和照片档案数字化。宁波档案网开辟制作了三维展厅，已连续四年在市政府组织的网站评比中获“优秀网站”称号。北仑区档案网被评为2009年度北仑区党政系统“十佳网站”。镇海区建立照片档案数据库，方便照片档案的快速查找和利用，16000余张馆藏照片数字化工作已完成。象山数字档案馆正式立项，余姚开展数字档案馆建设前期工作，奉化开发建设了全市数字档案管理平台。海曙、鄞州区档案馆建成全区电子文件中心。鄞州、江东区结合数字档案馆建设，积极开展档案登记备份试点工作。鄞州区档案馆通过考评验收，成功晋升国家一级馆，奉化市、慈溪市档案馆获国家二级馆称号。余姚市、宁海县城建档案馆分获省一级馆。
各级档案局（馆）机构升格，综合实力有新提升。2009年，海曙、江东、北仑、镇海四区的档案局，机构规格调整为一级局，至此，各县（市）区档案局机构规格全部调整为一级局。2009年，宁波市档案局共受理审批事项600余件，办结率达100%，未发生一起有效投诉事项。
宁波市、奉化市、宁海县档案局荣获全省档案法制工作先进单位；江东区、慈溪市档案局荣获全省信息化建设先进单位；鄞州区、余姚市荣获全省企业档案工作先进县；镇海区、象山县档案局荣获全省宣传工作先进单位。先进单位数量位列全省第一。宁海县档案局在县机关民主评议中名列前茅。宁波市档案馆“巾帼文明岗”顺利通过省级验收。宁波市档案局还荣获2008-2009年度市级文明机关，局妇委会荣获2008-2009年度市直机关先进机关妇委会。